Для чего деловые письма подразделяют на виды?

Данная статья вкратце описывает для чего деловые письма подразделяют на виды. Читайте также Какие бывают виды деловых писем в деловой переписке. Лишь только отметим, что деловые письма делятся на виды по следующим категориям: по тематическому признаку, по функциональному, по признаку получателя,  по композиционному признаку, по структуре письма, по форме отправления. 

Их подразделили по этим категориям для систематизации делопроизводства.

В каждой компании, учреждении, организации множество входящей и исходящей корреспонденции, которую необходимо обрабатывать, направлять на исполнение, хранить и отправлять по назначению. Для этого у каждого юридического лица функционируют специальные подразделения — службы делопроизводства, в обязанность которых входит систематизация, контроль и обработка всех деловых писем по выше указанным критериям.

Когда автор письма написал письмо, к примеру запрос, то он не пишет название письма «ЗАПРОС». Но вместо этого автор обязательно в левом верхнем углу (под датой и исх.номером) делового письма должен указать тему письма, например, «касательно отправки партии товара».

Именно по этой теме сотрудник делопроизводства и определяет в соответствии с  критериями вид письма. И это письмо заносится в единую электронную базу юридического лица (компании), где виден его статус, обработка (т.е. кому оно отправлено  на исполнение) и контроль (отправлен ли ответ на это письмо).

Поэтому для вас, если вы являетесь автором делового письма не всегда обязательно нужно определять какой вид письма вы пишите. Вам для понимания процесса деловой переписки  рекомендуется знать, какие бывают виды писем. Но совершенно не обязательно заучивать виды писем наизусть.

Вам гораздо важнее, как для авторов знать алгоритм написания писем. Существует стандартная формула составления делового письма. Об этом  подробнее в следующей статье.