Как написать письмо, чтобы достигнуть желаемого результата?

30.05.2018

Казалось бы написать деловое письмо просто. Но как написать письмо, чтобы достигнуть желаемого результата, когда не знаешь как писать? Все гениальные идеи и мысли вдруг сразу пропадают …

И эти моменты могут занять долгие минуты и часы.

Что же делать, когда срочно надо написать письмо, а в голове все смешалось, запуталось и никак не получается ни написать письмо, ни даже начать его писать?

Прежде чем написать письмо вы должны знать:

Как правильно ОФОРМИТЬ письмо (оформить шапку с логотипом компании, поставить дату и исх.номер письма, заполнить все контактные данные).
Вы должны знать СТИЛЬ И ЯЗЫК письма. Многие виды деловых писем характеризуются частотой повторяемости и единообразием клишированных оборотов, слов и фраз . По мере написания писем вы обретете опыт и вам станет понятно, в каких видах писем применяются те или иные слова-клише, что повысит скорость и сократит время на написание вашего письма.
Вы должны определить СТРУКТУРУ текста делового письма. Если вы новичок в деловой переписке, то пишите по стандартному алгоритму: вначале напишите ВСТУПЛЕНИЕ (приветствие, представление себя, также может быть анонс, то есть о чем пойдет речь в письме); затем напишите ОСНОВНУЮ ЧАСТЬ (изложение информации, аргументация позиции, представление фактов); и в ЗАКЛЮЧЕНИИ подведите итоги и обозначьте конкретные ответные действия.

Например,

Уважаемый Имя Отчетсво,

Выражаем Вам свое уважение и просим разобраться в следующей ситуации.

Доставленная Вашей компанией последняя партия сырья оказалась бракованной. Также нами обнаружен недостаток объема партии товара.

Согласно п.3 Договора о поставке товаров рассчитываем на Ваши действия по устранению выявленных недостатков.

Но это только знания по написанию письма.

Что еще необходимо для написания писания?

Переходим к практическим действиям. В основном написать деловое письмо проще, когда имеется образец письма.

Итак, перед вами чистый лист бумаги… Следуйте следующим шагам:

Ищем на этом сайте или в интернете образец письма, схожий с вашей проблемой. Находим его.
Копируете текст образца.
Создаете и оформляете шаблон письма (выше по текcту этой статьи написано как оформить письмо). То есть в чистый лист бумаги вставляете шапку с логотипом компании и со всеми стандартными данными.
Вставляете скопированный текст в ваш шаблон с шапкой письма.
Затем оставляя фразы-клише и стандартные фразы и обороты (например, « Выражаем Вам свое уважение», «просим Вас», и т.д.), стираете ненужные слова и вместо них пишете свои слова и фразы, которые соответствуют вашей проблеме.
Перечитываете, проверяете ваше письмо и отправляете его адресату.

Например, возьмем за образец данный выше пример письма и адаптируем его к другой ситуации.

Уважаемый Имя Отчество,

Выражаем Вам свое уважение и просим разобраться в следующем.

Услуги по уборке территории ЖК «LUX» не были выполнены в установленный срок. Также Вашей компанией не была произведена влажная уборка.

Согласно п.15, п.23 Договора по оказанию клининговых услуг рассчитываем на устранение Вами указанных нарушений.

Вот так шаг за шагом, день за днем по мере написания писем вы легко научитесь их писать. По этой трехступенчатой структуре письма писать не обязательно, это не строгая норма. А лишь стандартная структура, которая поможет вам писать письма в самом начале. Затем по мере обретения опыта вы сами по вашему усмотрению будете выстраивать структуру делового письма.

Главное, ваше письмо должно быть понятным, простым и максимально кратким. Чтобы получатель письма без лишних вопросов понял, какие действия вы хотите от него получить (подписать договор, устранить брак, возместить ущерб и т.д.). Написав такое письмо вы обязательно получите от него ожидаемый результат!