Как написать письмо, чтобы достигнуть желаемого результата?
Казалось бы написать деловое письмо просто. Но как написать письмо, чтобы достигнуть желаемого результата, когда не знаешь как писать? Все гениальные идеи и мысли вдруг сразу пропадают …
И эти моменты могут занять долгие минуты и часы.
Что же делать, когда срочно надо написать письмо, а в голове все смешалось, запуталось и никак не получается ни написать письмо, ни даже начать его писать?
Прежде чем написать письмо вы должны знать:
- Как правильно ОФОРМИТЬ письмо (оформить шапку с логотипом компании, поставить дату и исх.номер письма, заполнить все контактные данные).
- Вы должны знать СТИЛЬ И ЯЗЫК письма. Многие виды деловых писем характеризуются частотой повторяемости и единообразием клишированных оборотов, слов и фраз . По мере написания писем вы обретете опыт и вам станет понятно, в каких видах писем применяются те или иные слова-клише, что повысит скорость и сократит время на написание вашего письма.
- Вы должны определить СТРУКТУРУ текста делового письма. Если вы новичок в деловой переписке, то пишите по стандартному алгоритму: вначале напишите ВСТУПЛЕНИЕ (приветствие, представление себя, также может быть анонс, то есть о чем пойдет речь в письме); затем напишите ОСНОВНУЮ ЧАСТЬ (изложение информации, аргументация позиции, представление фактов); и в ЗАКЛЮЧЕНИИ подведите итоги и обозначьте конкретные ответные действия.
Например,
Уважаемый Имя Отчетсво,
Выражаем Вам свое уважение и просим разобраться в следующей ситуации. Доставленная Вашей компанией последняя партия сырья оказалась бракованной. Также нами обнаружен недостаток объема партии товара. Согласно п.3 Договора о поставке товаров рассчитываем на Ваши действия по устранению выявленных недостатков. |
Но это только знания по написанию письма.
Что еще необходимо для написания писания?
Переходим к практическим действиям. В основном написать деловое письмо проще, когда имеется образец письма.
Итак, перед вами чистый лист бумаги… Следуйте следующим шагам:
- Ищем на этом сайте или в интернете образец письма, схожий с вашей проблемой. Находим его.
- Копируете текст образца.
- Создаете и оформляете шаблон письма (выше по текcту этой статьи написано как оформить письмо). То есть в чистый лист бумаги вставляете шапку с логотипом компании и со всеми стандартными данными.
- Вставляете скопированный текст в ваш шаблон с шапкой письма.
- Затем оставляя фразы-клише и стандартные фразы и обороты (например, « Выражаем Вам свое уважение», «просим Вас», и т.д.), стираете ненужные слова и вместо них пишете свои слова и фразы, которые соответствуют вашей проблеме.
- Перечитываете, проверяете ваше письмо и отправляете его адресату.
Например, возьмем за образец данный выше пример письма и адаптируем его к другой ситуации.
Уважаемый Имя Отчество,
Выражаем Вам свое уважение и просим разобраться в следующем. Услуги по уборке территории ЖК «LUX» не были выполнены в установленный срок. Также Вашей компанией не была произведена влажная уборка. Согласно п.15, п.23 Договора по оказанию клининговых услуг рассчитываем на устранение Вами указанных нарушений.
|
Вот так шаг за шагом, день за днем по мере написания писем вы легко научитесь их писать. По этой трехступенчатой структуре письма писать не обязательно, это не строгая норма. А лишь стандартная структура, которая поможет вам писать письма в самом начале. Затем по мере обретения опыта вы сами по вашему усмотрению будете выстраивать структуру делового письма.
Главное, ваше письмо должно быть понятным, простым и максимально кратким. Чтобы получатель письма без лишних вопросов понял, какие действия вы хотите от него получить (подписать договор, устранить брак, возместить ущерб и т.д.). Написав такое письмо вы обязательно получите от него ожидаемый результат!