Деловая корреспонденция

Категории и характеристики деловой корреспонденции

Деловая переписка занимает одно из самых значительных мест в общем документооброте каждой компании. Без деловой корреспонденции не обходится ни одна коммерческая и некоммерческая деятельность.  С ее помощью происходит письменная коммуникация между деловыми партнерами и коллегами. Переписка весьма разнообразна по своему видовому характеру: от писем, имеющих нормативный характер и различных сообщений государственных учреждений до обычных обращений и заявлений граждан.

Основной задачей деловой корреспонденции является обмен письмами и решение ситуаций.
Средствами передачи корреспонденции являются: почтовая и электронная связи.

Виды и названия деловой переписки — письмо, телекс, факс, телеграмма, телефонограмма, электронная служебная записка.

Телеграмма — это сообщение, которое передают по телеграфной сети. Ее заполняют по готовому бланку с реквизитами адресата, текстом, подписью и адресом отправителя. Используется крайне редко.

Телекс — сообщение, передающееся по особой абонентской телексной связи.Они отличаются от телеграммы использованием различных шрифтов, точек и запятых. Оформляется как телеграмм, только содержанием заголовка с указанием информации об отправителе и адресате, и времени передачи телекса. Его текст не должен заканчиваться и начинаться цифрами, чтобы не перепутать с регистрационным номером документа в начале и исходящим номером в конце текста.

Телефонограмма — это сообщение, отличающееся особым способом передачи — передается устно по телефону и печатается получателем на бумаге.

Факс или телефакс — это копия документа, получаемая или переданная по каналам факсимильной связи. Отличается от ксерокопии тем, что обладает юридической силой. При передаче документов этой связью формируется специальный шифр, подтверждающий подлинность телефакса.

Электронная служебная записка — сообщение, переданное по электронной почте. Оно может передаваться как внутри одной организации, так и между отдельными организациями. Адресат получает изображение электронного письма, состоящего из адреса отправителя, темы (заголовка) сообщения и самого текста письма. Адрес электронной почты состоит из имени пользователя и домена, которые разделяются знаком @.  Например, Irina.serova@infjbank.ru

Сейчас самым популярным и распространенным видом деловой переписки является электронное письмо. Без него не обходится ни внутренняя служебная переписка, ни внешняя (с различными организациями, государственными учреждениями и органами), ни даже международная деловая переписка.

По характеру назначения деловая корреспонденция подразделяется на письма:

• Коммерческого характера для выполнения условий договора или заключения коммерческой сделки; некоммерческого характера для решения различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений.
• Требующие ответа (письмо запрос, письмо предложение, рекламация, письмо обращение) и информативные (сопроводительные письма, письмо подтверждение, напоминание, предупреждение, извещение).
• Индивидуальные (от одного лица) и коллективные (от нескольких лиц).
• Регламентированные (написанные установленному образцу) и не регламентированные (без установленного образца в свободной форме).
• Официальные, полуофициальные, служебные, международные.