Правила и особенности электронной деловой переписки на английском языке

ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ ПРОЧИТАТЬ СТАТЬЮ ПЕРЕЙДИТЕ ПО ЭТОЙ ССЫЛКЕ https://e.delopro.mcfr.kz/article.aspx?aid=727583

Если ссылка на эту статью не открывается, то ниже представлена копия этой статьи:

СОСТАВЛЯЕМ ДОКУМЕНТ. BUSINESS LETTERS

Правила и особенности электронной деловой переписки на английском языке

В современном мире электронная почта, как один из способов общения, уже давно заняла одно из главенствующих мест, особенно в деловой сфере. Из данной статьи вы узнаете об основных особенностях и тонкостях ведения электронной деловой переписки на английском языке, на что следует обратить внимание и как избежать ошибок, чтобы в итоге достичь взаимопонимания с иностранными партнёрами. Также мы приведём некоторые фразы и выражения, полезные для составления деловых электронных писем на английском языке.

Независимо от содержания письма, существуют определённые параметры его внешнего оформления:

  • применяется наиболее простой, распространённый тип шрифта (обычно Arial или Times New Roman);
  • цвет шрифта – только чёрный (выделения другим цветом не допускаются);
  • абзацы отделяются двойным интервалом (пропуском строки);
  • «красная строка» не используется.

Электронное письмо, в принципе, является обычным письмом. И его содержание, тон и т. п. зависят от того, кому, зачем и почему его пишут. То есть, если этим видом письма пользуются бизнесмены, то оно становится частью деловой переписки. Но всё же деловое электронное письмо немного отличается от традиционного. Оно более личное и тёплое. Тон электронного письма – нечто среднее между тоном делового письма и телефонного разговора.

«Шапка» электронного письма может быть проще, чем у официального делового письма. В ней, как правило, присутствуют такие пункты как:

  • Date/Дата;
  • To/Кому (имя и электронный адрес получателя письма);
  • From/От кого (имя и электронный адрес отправителя письма);
  • Subject (тема письма);
  • Сс (копии письма).

Стиль электронного делового письма такой же, как у традиционного, но менее формальный. Многие моменты оформления деловых писем упрощены.

НА ЗАМЕТКУ
Одной из особенностей электронного письма является широкое использование сокращений фраз и выражений.

Эти аббревиатуры уже превратились в своеобразный метаязык. Их нужно просто запомнить.

Аббревиатуры, используемые в электронной переписке:

AAMOF As a matter of fact По сути дела
AFAIK As far as I know Насколько мне известно
ASAP As soon as possible Как можно быстрее
BTW By the way Между прочим
CU See you Увидимся
F2F Face — to-face Лицом к лицу
FOAF Friend of a friend Друг друга
FYA For your amusement Для Вашего развлечения (удовольствия)
FYI For your information Для Вашей информации
IMO In my opinion По моему мнению
IOW In other words Другими словами
IWBNI It would be nice if Это было бы хорошо, если
KIS Keep it simple Будь проще (сделать простой)
NRN No response necessary Нет необходимого ответа
OS Operating system Операционная система
OTOH On the other hand С другой стороны получается
R Received Получил (получила)
TFS Thanks for sharing Спасибо за совместное использование
TIA Thanks in advance Заранее спасибо
WOBTAN Waste of both time and money Ценно как время, так и деньги
WRT With respect to С наилучшими пожеланиями

Одни из этих аббревиатур (такие как BTW) используются очень часто, другие – реже.

Subject: Confirmation of our meeting as discussed by phone

I’m writing regarding our phone call earlier this morning. It was a very useful discussion and I am much clearer now about your objectives. At the end of the call you suggested a time and place for our next meeting, the lobby of the International Hotel in Barcelona at 2.00 p.m. on 7th April. I believe you will be staying at the hotel at that time. I said that I would email you to confirm the meeting. Well, for me the time and place is very good – I am free all afternoon. I look forward to seeing you there at that time and hope that in the evening you can be my guest for dinner at a good restaurant in Barcelona.


Тема: Подтверждение нашей встречи после телефонного разговора

В продолжение нашей утренней телефонной беседы. Для меня наш телефонный разговор был очень полезен. В конце беседы Вы предложили время и место нашей следующей встречи: лобби Международного отеля в Барселоне в 14.00 7-го апреля. Я полагаю, что Вы будете ещё в отеле в это время. Со своей стороны я отправлю Вам сообщение по электронной почте, чтобы подтвердить встречу. Если ничего не измениться, то время и место для меня удобны, я обязательно приду на встречу с Вами.

https://e.profkiosk.ru/service_tbn2/n0dqk5.png

Написание неформального e-mail

Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым, стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.

Рекомендуемый порядок основных пунктов такой:
1) дружеское приветствие;
2) благодарность или другое упоминание предыдущего контакта;
3) наиболее важный пункт письма или проблема;
4) другие важные пункты;
5) менее важные пункты;
6) выражение надежды на будущий контакт;
7) завершение (пожелания и подпись).

Hello, Ili
Thanks for sending the agenda for our meeting.
I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.
Would it be possible to start at 9:00
а.m.? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you.
You asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.
I’m looking forward very much to seeing you next week.
Best regards, Jacqui.

Привет, Или!
Спасибо за напоминание о нашей встрече. Боюсь, что я не успею добраться к 8.00. Расписания поездов не совпадают в это время дня. Может быть, есть возможность перенести начало встречи на 9.00. Тогда бы мы закончили встречу в 17:00 вместо 16:00. Дай мне знать, если это будет проблемой для тебя.
Ты попросил меня согласовать с тобой встречу и расписание поездов. Обрати внимание, что в расписании могут быть некоторые ошибки.
Я буду рад нашей встрече на следующей неделе.
С наилучшими пожеланиями, Джек.

Шаблоны фраз и выражений, полезных для деловой переписки

Write to inform / This is to inform… Настоящим сообщаю…
With reference to your letter of 19th June… В ответ на Ваше письмо от 19 июня…
We are writing to enquire about…. Нас интересует информация о…
I call your attention to… Обращаю Ваше внимание на…
Could you possibly explain… Не могли бы Вы объяснить…
Thank you for the information Спасибо за информацию…
Regarding your question about… Относительно Вашего вопроса о…
I’m sending you… Высылаю Вам…
Please could you send me… Не могли бы Вы отправить мне…
I would be grateful if you could … Был бы благодарен, если бы Вы смогли…
I look forward to hearing from you soon… Жду Вашего скорейшего ответа…
We are hoping for the understanding…. Надеемся на понимание….
Thank you in advance for your help with… Заранее благодарны за оказание помощи в…
Thank you for your time… Спасибо, что уделили время…
If we can be of assistance, please don’t hesitate to ask… Обращайтесь в любое время, мы всегда рады помочь….

Английская часть текста проверена: С. Карташова, переводчик (Houston, USA)

+

В деловой сфере переписка всегда будет играть важную роль. И, несмотря на то, что электронное письмо считается неофициальным, в нём всё же стоит придерживаться общепринятых норм деловой переписки. Надеемся, что наша статья и приведённые в ней шаблоны полезных фраз и общераспространённых сокращений помогут вам в электронном общении с деловыми партнёрами и налаживанию новых контактов.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

ЛитРес EnglishDom