Правила и особенности оформления деловых писем

правила оформления деловой переписки

Автор: Кокымбеков Еркин Даулетович Автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», бизнес-тренер, г. Алматы

Рассмотрим правила и особенности оформления деловых писем, а также приведем образец делового письма. Из этой статьи вы узнаете: Каковы особенности оформления писем в организации? Какой стиль письма используется в деловой переписке? Порядок оформления писем в организации.

Несмотря на развитие ультрасовременных технологий передачи и приема информации, таких как повсеместная телефония, интернет, мобильная связь и т. д., деловое письмо было и остается одним из основных каналов связи организации с внешним миром.

Через письма ведется общение, предваряющее заключение договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией. В статье рассмотрим особенности оформления писем в организации.

Деловая переписка играет заметную роль в деятельности юридических лиц. Она может содержать в себе уведомления, соглашения, напоминания, приглашения, извещения, подтверждения, сообщения и многое другое. Так же как и любой другой вид коммуникации, деловая переписка используется для обмена информацией между организациями, структурными подразделениями одной организации.

В случае возникновения спорных моментов, информация, содержащаяся в тексте письма, может рассматриваться в судебных и арбитражных органах как доказательство. Поэтому очень важно, чтобы каждое письмо было оформлено в соответствии с действующими нормами Республики Казахстан.

Для деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, который характеризуется краткостью и ясностью изложения сути вопроса, стандартизированностью используемых фраз, соответствием нормам этикета.

НА ЗАМЕТКУ! Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Протокол», «Докладная записка» и т. д.

Согласно международной системе стандартов ISO 216:2007 и принятым в нашей стране нормам, для подготовки писем используются стандартные форматы бумаг А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), широко распространённые в настоящее время по всему миру (кроме США).

Выполнение установленных требований обеспечивает: юридическую силу письма; сокращение трудозатрат на составление и оформление писем; ускорение и упрощение процессов управленческого труда, нахождение нужного письма и т. д.

Образец делового письма Как правило, деловые письма составляются на бланках организации. Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

 ★ Как правильно оформить реквизит «адресат», если письмо адресуется исполняющему обязанности? ★

Газиза Исахан эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана.  

При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата. Следовательно, в этом случае реквизит «Адресат» оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом в следующем порядке: И. о. генерального директора ГУ «Национальный центр антропологии Комитета науки Министерства образования и науки Республики Казахстан» Жумабаеву К. Ж. Если должностное лицо-адресат исполняет обязанности руководителя структурного подразделения, то наименование организации и его структурного подразделения печатают в именительном падеже, наименование должности – в дательном падеже.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер. Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой объём (до семи строк); использовать для таких документов формат А4 нерационально. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 10 мм – верхнее; 10 мм – нижнее. При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответствующие размеры полей не менее: 10 мм – левое; 20 мм – правое; 10 мм – верхнее; 10 мм – нижнее.

Письма организации готовятся на бланке, как: ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций; ответы на запросы различных организаций и частных лиц; инициативные письма; сопроводительные письма к различным документам. Можно изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Республики Казахстан. Типографские бланки более надежны в качестве защиты от подделок. Распечатка бланков с компьютера экономична для небольших организаций, но чревата незащищенностью от подделок. Для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерованные бланки и ведут учет их расходования. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то каждый экземпляр документа создают на новом бланке. При составлении делового письма необходимо соблюдать порядок оформления реквизитов документа. Источник: журнал «Делопроизводство в Казахстане», № 8, 2015

Источник статьи: https://kadry.mcfr.kz/article/817-pismo-v-organizatsii-obrazetss

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

ЛитРес EnglishDom