Какой стиль делового письма выбрать?

Вы начали писать письмо, определили цель и структуру письма. Но осталось разобраться с одним нюансом — определить в каком формате обращаться к получателю письма? Если вы состоите в дружеских или  в приятельских отношениях  с адресатом письма, то как можно обратиться к нему в письме? Давайте разберемся в этом вопросе.

В каких случаях пишутся формальные и неформальные деловые письма?

Все деловые письма пишутся в официально-формальном стиле, это общепринятый стандарт любого делового письма. Казалось бы можно взбунтовать против таких казенных ограничений. Но в деловой деятельности людей есть свои правила, которых принято придерживаться.

Итак, если вы с адресатом состоите в дружеских взаимоотношениях, то в зависимости от ваших намерений и целей предлагаются следующие пути решения:

1. Если ваша цель вызвать или сохранить доверительно-дружеские отношения, используйте обращение от первого лица множественного числа, например, Просим…Подтверждаем…Сообщаем…, или от первого лица единственного числа, например: Предлагаю…Прошу…
2. Если ваша цель установить дистанцию и следовать субординации, то можете обратиться к нему в обезличенной форме: от третьего лица единственного или множественного числа, например, ТОО “Gala» просит.., АО «Банк Л» предлагает… , СП «ЭнергоРесурсы» и ТОО «Синергия» представляют…

Чем характеризуется формальный стиль? Для каких видов писем применяется?
Формальный стиль оставил свое влияние для некоторых видов деловых писем.   Такой стиль деловой переписки характеризуется:

• применением безличных глаголов – принято к сведению, исполнено;
• использованием пассивного залога – ответ был отправлен, приказ подписан;
• частотой повторяемости и единообразием фраз, штампов, клишированных оборотов–  согласно, в соответствии;
• нейтральными чертами (без эмоций), надличностным характером изложения, унификацией;
• использованием причастных и деепричастных оборотов.

Где наиболее часто применяют формальный стиль? Чаще всего его используют в переписке с государственными учреждениями и уполномоченными органами, а также в случаях, где необходимо подчеркнуть свою правоту, соблюдение законов и других нормативных правил и норм, а также во всех ситуациях, когда нужно выделить непричастность происходящего и говорить языком фактов.

Например,

Во исполнение поручения  №343 от 12.09.17 Комитета по регулированию естественных монополий и защите конкуренции Министерства национальной экономики РК  29 января 2018 года в компании САТ  проведена пресс-конференция с участием представителей средств массовой информации, субъектов рынка и субъектов естественных монополий.  

Чем характеризуется неформальный стиль? Для каких видов писем применяется?

Неформальный  стиль используется в тех случаях, когда вы общаетесь с адресатом лично, по-человечески. Ваш адресат личность, а не просто какой-то субъект или объект.

Неформальный стиль характеризуется:

• Простыми фразами и обращениями:
• употреблением личных глаголов;
• использованием активного залога;
• минимумом клише;
• и выражением эмоций.

Степень формальности в таком письме разная и зависит от тематики и цели. В таком письме вы сами выбираете язык и степень формальности и эмоционального окраса. Однако придерживайтесь уважительного отношения к адресату и балансируйте между степенью формального и неформального стиля.

Неформальный стиль в основном применяется в электронной переписке и при составлении писем-поздравлений, благодарственных писем, предложений …

Стоит отметить, что сейчас с развитием электронных средств передачи, таких как, например, e-mail почта требования значительно сместились. Неформальный, личный  стиль обращения в письмах уже применяют значительно чаще. И это уже вполне лояльно воспринимается в деловой переписке.