8 шагов для эффективной электронной переписки

В этой статье рассмотрим 8 шагов для эффективной электронной переписки. Вы узнаете, на какие аспекты нужно обратить внимание, чтобы ваше письмо работало на вас; также здесь представлены наиболее популярные фразы в начале и в конце письма; и найдете несколько примеров электронных писем.
В наше время e-mail переписка стала неотъемлемой частью делового общения. Как вы знаете, электронная переписка ускоряет обмен информацией между нами и делает нас мобильнее. Более того, e-mail переписка позволяет нам быстро связаться с человеком, находящимся в любой точке земного шара и сохранять ее при необходимости. Вам также может быть полезна статья https://delovoe-pismo.com/kak-napisat-elektronnoe-pismo/
Письма в конвертах уже используются редко. Иногда в конвертах отправляются официальные обращения от организаций, имеющие весомый юридический характер. В остальном сейчас практикуется электронная переписка.
Также электронная переписка имеет большое значение
в пределах одной организации. Особенно она популярна сейчас, когда работники находятся удалённо как в пределах одного города, страны, так и за рубежом.
8 шагов для эффективной деловой переписки:
1. Адрес электронной почты – это ваша визитная карточка. Он должен быть достаточно простым и понятным:
В организациях идеальным вариантом электронного e-mail адреса является имя одного из сотрудников и название компании. Пример корпоративного e-mail адреса OlgaKim@X-bank.com.
Также часто деловые письма пишут и обычные люди. Им лучше использовать электронный e-mail адрес, состоящий из фамилии и имени. Так, чтобы он звучал как ваше имя и фамилия, например, OlgaKim@gmail.com. Не используйте в деловых e-mail адресах никаких прозвищ “tigr”, “bomberman” и тому подобных.
2. Тема письма. По ней получатель письма решает, открыть ваше письмо или нет. Поэтому она должна отражать суть письма и привлекать внимание. Тема письма должна вызывать интерес, чтобы получатель открыл ваше e-mail письмо. Старайтесь, чтобы тема письма не превышала объема в 50 символов — так она точно будет полностью отображаться и на мобильных устройствах.
Например, «Новогодние подарки», «Уникальное коммерческое предложение», «Письмо напоминание» и т.д.
3. Наиболее частые фразы в начале электронного письма:
- Добрый день (вечер, утро), Имя Отчество! Здравствуйте, Имя Отчество!
- Представляем Вашему вниманию уникальное коммерческое предложение …
- Просим отправить нам списки детей до 12 лет для новогодних подарков …
- Напоминаем Вам о предстоящей деловой встрече, которая состоится…
- Настоящим прошу Вас …
- Настоящим сообщаем…
- Рады сообщить Вам, что 10 июня 2021 года состоится мероприятие по …
- Приглашаем Вас на бизнес завтрак …
- Обращаюсь к Вам с просьбой …
- В связи с тем, что…
- Касательно Вашего письма от 10.06.2021 года …
- Возвращаясь к вопросу…
- Благодарим за…
4. Последовательность и точность изложения информации. Изложенная в письме информация лучше будет восприниматься, если к вашему e-mail письму у получателя не возникнет ни одного вопроса.
Для этого в деловом письме используйте уточняющую информацию:
- разделяйте текст на абзацы;
- указывайте точные даты, цифры и верные данные;
- давайте ссылки на исходную информацию (номер письма, служебной записки, наименование законов, внутренних нормативных документов);
- проставляйте нумерацию списков.
5. Грамотность — самый важный аспект эффективной e-mail переписки. Соблюдайте орфографические и пунктуационные правила в письме. На них в первую очередь обращают внимание получатели делового письма.
6. Завершающие фразы в конце электронного письма:
- Просим Вас направить ответ до 10.06.2021 года …
- Просим Вас в срок до10.06.2021 года выслать запрашиваемую информацию …
- Информация необходима до 10.06.2021 года …
- Надеемся на плодотворное сотрудничество…
- Надеемся на взаимопонимание и дальнейшее сотрудничество …
- Всегда открыты для сотрудничества…
- Надеемся на ваше положительное решение по нашей просьбе …
- Будем рады вскоре получить ответ на это письмо …
- Будем рады Вашему участию на мероприятии …
- Желаем хорошего дня …
- С уважением, …
7. Подпись ставится в конце письма. Подпись в электронном письме – это ваша визитная карточка, ваше лицо, выражение вашего отношения к получателю сообщения. Отсутствие подписи – это неуважение к партнёру по бизнесу или коллегам в организации. Подпись должна содержать:
- фамилию, имя, отчество (при его наличии);
- должность;
- наименование организации (в которой вы работаете);
- контактные данные (телефон; адрес организации, в которой вы работаете).
Пример подписи:
С уважением,
Старший менеджер
ООО «Прогресс»,
Евсеева И.Г.,
Тел. +7 ХХХХХХХХ
е-mail: Namesurname@centr.com
8. Проверка письма. Перед отправкой письма убедитесь, что вы правильно указали данные получателя письма, не забыли заполнить поле «тема сообщения», прикрепили вложенные файлы, упомянутые в сообщении. И, главное, во избежание пропуска неточностей и ошибок ещё раз проверьте текст.
Пример электронного письма приглашения
Уважаемый Имя Отчество,
Рады сообщить Вам, что 03 июня 2021 года с 10.00 до 12.00 в ресторане «Астория» г. Алматы состоится бизнес завтрак на тему «Бизнес эффективность в условиях кризиса».
Участие примут 40 топ-менеджеров с разных компаний Республики Казахстан.
Для присутствия на бизнес завтраке, необходимо отправить нам письменное подтверждение, чтобы внести Вас в соответствующий список.
Желаем Вам хорошего дня! Будем рады Вашему участию на мероприятии.
С уважением,
Старший менеджер
ООО «Прогресс»,
Евсеева И.Г.,
Тел. +7 ХХХХХХХХ
е-mail: Namesurname@centr.com
Пример электронного письма напоминания
Добрый день, уважаемые руководители,
Ранее, 03 июня 2021 года нашим подразделением был выслан запрос о наличии детей до 12 лет у работников компании для формирования списка новогодних подарков.
Просим Вас выслать списки детей в срок до 1 декабря 2020 года. После этой даты списки не принимаются, так как они уже будут отправлены для формирования заказов.
С уважением,
Менеджер HR Отдела
ООО «Прогресс»,
Евсеева И.Г.,
Тел. +7 ХХХХХХХХ
е-mail: Namesurname@centr.com
Пример электронного письма просьбы
Уважаемый Имя Отчество,
Служба канцелярии просит Вас выделить нам кабинет с большей площадью.
Так как в данный момент сотрудники канцелярии испытывают большие неудобства в кабинете из-за:
- множества полок с номенклатурными делами,
- сейфов, некоторые из которых вынесены за пределы кабинета в общий коридор,
- маленьких столов, из-за которых сотрудникам канцелярии негде расположить рабочие принтеры,
- отсутствия архива, который должен быть,
- и множества документов.
По этой причине, просим Вас выделить нашему подразделению более просторное помещение. Надеемся на взаимопонимание.
С уважением,
Начальник Службы канцелярии
ООО «Прогресс»,
Евсеева И.Г.,
Тел. +7 ХХХХХХХХ
е-mail: Namesurname@centr.com