8 шагов для эффективной электронной переписки

В этой статье рассмотрим 8 шагов для эффективной электронной переписки. Вы узнаете, на какие аспекты нужно обратить внимание, чтобы ваше письмо работало на вас; также здесь представлены наиболее популярные фразы в начале и в конце письма; и найдете несколько примеров электронных писем.

В наше время e-mail  переписка стала неотъемлемой частью делового общения. Как вы знаете, электронная переписка ускоряет обмен информацией между нами и делает нас мобильнее. Более того, e-mail переписка позволяет нам быстро связаться  с человеком, находящимся в любой точке земного шара  и сохранять ее при необходимости. Вам также может быть полезна статья https://delovoe-pismo.com/kak-napisat-elektronnoe-pismo/

Письма в конвертах уже используются редко. Иногда в конвертах отправляются официальные обращения от организаций, имеющие весомый юридический характер. В остальном сейчас практикуется электронная переписка.

Также электронная переписка имеет большое значение
в пределах одной организации.  Особенно она популярна сейчас, когда работники находятся удалённо как в пределах одного города, страны, так и за рубежом.

8 шагов для эффективной деловой переписки:

1. Адрес электронной почты  – это ваша визитная карточка. Он должен быть достаточно простым и понятным:
В организациях идеальным вариантом электронного e-mail адреса  является имя одного из сотрудников и название компании. Пример корпоративного e-mail адреса  OlgaKim@X-bank.com. 
Также часто деловые письма пишут и обычные люди. Им лучше использовать электронный e-mail адрес, состоящий из фамилии и имени. Так, чтобы он звучал как ваше имя и фамилия, например, OlgaKim@gmail.com. Не используйте в деловых e-mail адресах никаких прозвищ “tigr”, “bomberman” и тому подобных.

2. Тема письма. По ней получатель письма решает, открыть ваше письмо или нет. Поэтому она должна отражать суть письма и привлекать внимание. Тема письма должна вызывать интерес, чтобы получатель открыл ваше e-mail письмо. Старайтесь, чтобы тема письма не превышала объема в 50 символов — так она точно будет полностью отображаться и на мобильных устройствах.
Например, «Новогодние подарки», «Уникальное коммерческое предложение», «Письмо напоминание» и т.д.

3. Наиболее частые фразы в начале электронного письма:

• Добрый день (вечер, утро), Имя Отчество! Здравствуйте, Имя Отчество!
• Представляем Вашему вниманию уникальное коммерческое предложение …
• Просим отправить нам списки детей до 12 лет для новогодних подарков …
• Напоминаем Вам о предстоящей деловой встрече, которая состоится…
• Настоящим прошу Вас …
• Настоящим сообщаем…
• Рады сообщить Вам, что 10 июня 2021 года состоится мероприятие по …
• Приглашаем Вас на бизнес завтрак …
• Обращаюсь к Вам с просьбой …
• В связи с тем, что…
• Касательно Вашего письма от 10.06.2021 года …
• Возвращаясь к вопросу…
• Благодарим за…

4. Последовательность и точность изложения информации. Изложенная в письме информация лучше будет восприниматься, если к вашему e-mail письму у получателя не возникнет ни одного вопроса.

Для этого в деловом письме используйте уточняющую информацию:

• разделяйте текст на абзацы;
• указывайте точные даты, цифры и верные данные;
• давайте ссылки на исходную информацию (номер письма, служебной записки, наименование законов, внутренних нормативных документов);
• проставляйте нумерацию списков.

5. Грамотность — самый важный аспект эффективной e-mail переписки. Соблюдайте орфографические и пунктуационные правила в письме. На них в первую очередь обращают внимание получатели делового письма.

6. Завершающие фразы в конце электронного письма:

• Просим Вас направить ответ до 10.06.2021 года …
• Просим Вас в срок до10.06.2021 года выслать запрашиваемую информацию …
• Информация необходима до 10.06.2021 года …
• Надеемся на плодотворное сотрудничество…
• Надеемся на взаимопонимание и дальнейшее сотрудничество …
• Всегда открыты для сотрудничества…
• Надеемся на ваше положительное решение по нашей просьбе …
• Будем рады вскоре получить ответ на это письмо …
• Будем рады Вашему участию на мероприятии …
• Желаем хорошего дня …
• С уважением, …

 7. Подпись ставится в конце письма. Подпись в электронном письме – это ваша визитная карточка, ваше лицо, выражение вашего отношения  к получателю сообщения. Отсутствие подписи – это неуважение к партнёру по бизнесу или коллегам в организации. Подпись должна содержать:

• фамилию, имя, отчество (при его наличии);
• должность;
• наименование организации (в которой вы работаете);
• контактные данные (телефон; адрес организации, в которой вы работаете).

Пример подписи:
С уважением,
Старший менеджер
ООО «Прогресс»,
Евсеева И.Г.,
Тел. +7 ХХХХХХХХ
е-mail: Namesurname@centr.com

8. Проверка письма. Перед отправкой письма убедитесь, что вы правильно указали данные получателя письма, не забыли заполнить поле «тема сообщения», прикрепили вложенные файлы, упомянутые в сообщении. И, главное, во избежание пропуска неточностей и ошибок ещё раз проверьте текст.

Пример электронного письма приглашения

Уважаемый Имя Отчество,

Рады сообщить Вам, что 03 июня 2021 года с 10.00 до 12.00 в ресторане «Астория» г. Алматы состоится бизнес завтрак на тему «Бизнес эффективность в условиях кризиса».

Участие примут 40 топ-менеджеров с разных компаний Республики Казахстан.

Для присутствия на бизнес завтраке, необходимо отправить нам письменное подтверждение, чтобы внести Вас в соответствующий список.

Желаем Вам хорошего дня! Будем рады Вашему участию на мероприятии.   

С уважением,
Старший менеджер
ООО «Прогресс»,
Евсеева И.Г.,
Тел. +7 ХХХХХХХХ
е-mail: Namesurname@centr.com

Пример электронного письма напоминания

Добрый день, уважаемые руководители,

Ранее, 03 июня 2021 года нашим подразделением был выслан запрос о наличии детей до 12 лет у работников компании для формирования списка новогодних подарков.

Просим Вас выслать списки детей в срок до 1 декабря 2020 года. После этой даты списки не принимаются, так как они уже будут отправлены для формирования заказов.    

С уважением,
Менеджер HR Отдела
ООО «Прогресс»,
Евсеева И.Г.,
Тел. +7 ХХХХХХХХ
е-mail: Namesurname@centr.com

           Пример электронного письма просьбы

Уважаемый Имя Отчество,

        Служба канцелярии просит Вас выделить нам кабинет с большей площадью.

        Так как в данный момент сотрудники канцелярии испытывают большие неудобства в кабинете из-за:

• множества полок с номенклатурными делами,
• сейфов, некоторые из которых вынесены за пределы кабинета в общий коридор,
• маленьких столов, из-за которых сотрудникам канцелярии негде расположить рабочие принтеры,
• отсутствия архива, который должен быть,
• и множества документов.

       По этой причине, просим Вас выделить нашему подразделению более просторное помещение. Надеемся на взаимопонимание.

С уважением,
Начальник Службы канцелярии
ООО «Прогресс»,
Евсеева И.Г.,
Тел. +7 ХХХХХХХХ
е-mail: Namesurname@centr.com