Как написать электронное письмо

e-mail letter
Электронное деловое письмо имеет в настоящее время  большую популярность.
От того, как правильно оформлено ваше электронное письмо зависит имидж вашей компании или вас лично.

ЧТОБЫ НАПИСАТЬ ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО НЕОБХОДИМА ЭЛЕКТРОННАЯ КОРПОРАТИВНАЯ ПОЧТА ИЛИ ЛИЧНАЯ ПОЧТА, ПОДЛИННОСТЬ КОТОРОЙ МОЖНО ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ.

ДЕЛОВАЯ E-MAIL ПЕРЕПИСКА   НУЖНА ДЛЯ БЫСТРОГО ОБМЕНА ПИСЬМАМИ.

В ДЕЛОВОЙ E-MAIL ПЕРЕПИСКЕ ОЧЕНЬ ВАЖНО УДЕЛИТЬ ВНИМАНИЕ ДВУМ АСПЕКТАМ. 1. ОФОРМЛЕНИЮ E-MAIL ПИСЬМА, то есть правильно заполнить необходимые поля электронной почты. 2. СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТА E-MAIL ПИСЬМА. Написать текст кратко и понятно, чтобы у адресата не возникло к нему ни одного вопроса.

Прочитайте также очень полезную статью по этой теме, просто перейдите по этой ссылке Правила и особенности электронной деловой переписки на английском языке

Как правильно позаботиться о вашем деловом имидже в процессе электронной деловой переписки

Необходимо следовать следующим правилам:

1.Разделить всю электронную переписку на личную и деловую, предназначенную для служебного пользования. То есть упорядочить e-mail переписку, чтобы контролировать вашу деятельность и быть в курсе происходящего. Чтобы не упустить из вида пропущенную почту — проверяйте вашу корпоративную почту дважды в день.

2.В поле «Кому» — располагается e-mail адрес и имя адресата. Корпоративные электронные адреса состоят из имени его владельца до знака @ и имени домена компании. Например, vasheimya@vashakompaniya.com.  Бывает также, что деловые письма отправляют из личного e-mail адреса. При этом имя владельца этой почты должно идентифицироваться только с ним (без ников). К примеру, vasheimya@gmail.com.

3.В электронном письме обязательно заполняйте поле «Тема». Это поможет адресату понять степень важности и срочности ответа на ваше письмо. Тема вашего письма должна раскрывать его суть. В теме постарайтесь уложиться от одного до семи слов. Избегайте абстрактных слов «запрос», «важно»…

4.В поле «Копия»вносят e-mail получателей, которым необходимо ознакомиться с письмом. Получатель электронного письма будет видеть, кто должен ознакомиться с текстом письма. Получатели в поле копия, как правило, не должны отвечать на письмо. Только при необходимости могут вмешаться в общий ход переписки.

5. В поле «Скрытая копия» автор включает участников, которых получатель не должен видеть. При массовой рассылке эта функция нужна, чтобы скрыть ваши контакты от всех получателей. Однако следует отметить при внутренней рабочей переписке это неэтично.

6. Поле «Ответить всем» применяется чтобы ответить даже прикрепленным в поле копии участникам. Можно по вашему усмотрению включать и удалять ненужных участников переписки.

7. Функцию флажок лучше использовать только в очень важных и редких случаях. Лучше уведомить адресата звонком или смс. Срочность обозначить лучше в теме письма. Так как иногда письма с отметкой флажок попадают автоматически в спам.

8.Если вы представляете компанию, то оформление электронных писем изначально заложено в бренд-бук компании. То есть определены фирменный стиль и внутренние нормативные требования по размеру и стилю шрифта, цвету и другое. Избегайте яркого оформления, картинок, фото и радужных цветов, нестандартных вычурных шрифтов.

9.И наконец, мы подошли к неотъемлемой части электронного письма — ТЕКСТУ вашего письма. Составляя e-mail письмо, соблюдайте стилистику и думайте о том, комфортно ли будет адресату читать письмо? Стиль электронного письма деловой, но менее формальный. Здесь необходимо соблюдать грань между теплым формальным и дружеским тоном. Цвет шрифта должен быть черным. Тип шрифта должен быть Arial или Times New Roman. Соблюдение красной строки в каждом абзаце не обязательно. Делите текст на абзацы, на маркированные и номерные списки, прилагайте файлы для дополнительной информации. Избегайте слишком развернутых предложений, не используйте много деепричастных оборотов и сложных речевых оборотов. Излагайте ваши мысли просто, кратко и понятно. Главное в любом деловом письме то, чтобы оно было вежливым и ПОНЯТНЫМ!

10.В самом конце электронного письма поставьте личную подпись вашего аккаунта или аккаунта корпоративной электронной почты:

С уважением,

ФИО,

Должность,

Наименование компании

тел. 67ХХХХХХ3

И другие необходимые контакты.

email letter

Пример, простого электронного письма:

Соблюдая эти стандарты электронных писем, вы поддержите ваш деловой имидж. А именно, повысите личный статус или статус компании в глазах получателя вашего письма.

Также читайте статью Пошаговая инструкция: электронное письмо образец

Источник: http://axelhouse.ru/

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

ЛитРес EnglishDom