Переходим к практике: пишем электронное письмо образец.

Вы уже знаете стандарты составления текста электронного письма? Если нет, вы можете ознакомиться с ними, перейдя по ссылке КАК НАПИСАТЬ ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО Давайте попрактикуемся и напишем вместе на практике электронное письмо образец. 

Итак, приведу пример с моего ящика G-mail, а вы можете писать с вашей рабочей почты. Принцип работы с ним почти один и тот же. Имеется ввиду, что основные поля, которые мы будем заполнять есть во всех электронных почтовых ящиках. Поэтому ориентируйтесь на наименование полей и заполняйте их вместе с нами.

1.Открываете ваш электронный почтовый ящик. Нажимаете на поле написать , оно выделено синим овалом на картинке ниже.

2.Появится окно для электронного письма. Все поля пока еще пустые, не заполненные. На картинке ниже показано как выглядит это окно.

3.Если вы хотите отправить ваше e-mail письмо только адресату, тогда заполняем поля Кому и Тема. В поле Кому вносите электронный адрес получателя письма, например, market@soft.com, на рисунке ниже он выделен овалом синего цвета. В поле Тема напишите краткое повествование вашего электронного письма, например, О заключении договора покупки программного обеспечения. На рисунке Тема выделена овалом голубого цвета.

4.Если вы хотите, чтобы с этим письмом ознакомились дополнительные участники вашей переписки, тогда в поле Копиявнесите e-mail адреса этих получателей, например, perepiska@shkola.ru, coach@coach.org. Смотрите на рисунке, как внесены эти e-mail адреса в поле Копия (выделено овалом оранжевого цвета). Основной адресат, которого вы внесли в поле Кому будет видеть тех, кого вы включили в поле Копия. Получатели в поле копия, как правило не должны отвечать на письмо. Только при необходимости могут вмешаться в общий ход переписки.

После включения получателей в Копию, заполните Тему письма. Как показано на рисунке ниже система автоматически объединила всех участников Кому и Копия. Это будет выглядеть по-другому у вас, если вы пользуетесь другим электронным ящиком. В gmail это выглядит как показано на рисунке ниже:

5. Для пользователей электронной почты есть еще поле Скрытая копия.Автор вносит в это поле участников, которых основной адресат не должен видеть, чтобы этот адресат не узнал об отправке письма дополнительным получателям. На рисунке поле Скрытая копия выделено овалом оранжевого цвета. Обратите внимание, вы можете отправить электронное письмо сразу по всем полям получателей, указав критерий отправки — Кому, Копия и Скрытая копия.

Далее заполните поле Тема, например О заключении договора покупки программного обеспечения. И смотрите на рисунке ниже, как это будет выглядеть. Обратите внимание, e-mail адреса Кому и Копия система объединила, но обозначила адрес в поле Скрытая копия (выделено оранжевым овалом).

6. Есть еще одна функция — флажок. Но ее лучше не использовать. Лучше уведомить адресата звонком или смс. А срочность лучше выделить в Теме, так как иногда письма с отметкой флажок автоматически попадают в спам.

7. И наконец, мы подошли к самой значимой части электронного письма — к Тексту вашего письма. Самое главное в написании текста письма — думать, понятно ли будет адресату читать ваше письмо? Передайте в тексте суть письма, чтобы адресат понял, какие действия вы хотите от него получить (обсудить условия сделки, подписать договор…). Не загромождайте слишком подробной информацией ваш текст, это может отвлечь адресата от сути письма.

Если хотите еще что-то написать, лучше прикрепите файлы или дайте ссылку на дополнительную информацию по теме письма. В нижней панели окна вашего письма есть дополнительные функции. Самые основные поля, которые пригодятся вам в деловой переписке — это поле для форматирования текста, поле для прикрепления файлов к письму и поле для ссылок. Они выделены на рисунке овалами красного цвета.

Итак, пишем текст письма. Напишем оферту (предложение о заключении договора).  В конце письма, под текстом поставьте личную подпись и ваши контакты. Например,

9.На рисунке показано, как выглядит электронное письмо после написания текста. Электронное письмо готово, жмите поле Отправить, оно выделено на рисунке оранжевым овалом:

Все, мы отправили электронное письмо адресату, и ждем ответа на него. На электронные письма общепринято давать ответ в течение одного рабочего дня с момента его получения адресатом. Адресат должен уведомить отправителя письма, если он задержит ответ и написать, когда он сможет ответить на письмо.