Благодарственное письмо является некоммерческим письмом, где автор выражает благодарность конкретному лицу по какому-то поводу. Поводы могут быть разные. Наиболее распространенные из них — это благодарственные письма за сотрудничество, за вклад в развитие компании, за качественные услуги, за профессионализм сотрудника. Часто благодарственные письма являются ответом на письмо приглашение, на какое-то поздравительное письмо и так далее.

Зачем пишут благодарственные письма?

Благодарственное письмо предназначено для развития крепких взаимоотношений между партнерами, коллегами, сотрудниками и другими участниками деловой переписки. Выражение благодарности высоко ценится не только в личном, но и в деловом общении, что положительно влияет на их более доверительные и продуктивные взаимоотношения.

Например, в сфере торговли и услуг такое письмо поможет сохранить клиентскую базу и повысить вероятность увеличения продаж; в деятельности организации благодарность сотруднику дает стимул для более высоких результатов работы; во взаимоотношениях с партнерами — это стимул для продуктивного сотрудничества и т.п.

Любое действие, принесшее вам пользу, может послужить поводом для написания письма благодарности и стать не только приятным бонусом для адресата, но и вызвать к вам доверие и положительное отношение.

Оформление и текст благодарственного письма.

Так как благодарственные письма являются одним из видов деловых писем, то оформляются они в соответствии с общепринятыми унифицированными требованиями документирования (в каждой стране действуют свои унифицированные стандарты к оформлению деловых писем).

В основном бланк письма содержит логотип, наименование организации, почтовый адрес, контактные номера телефонов, адрес сайта или электронной почты и другие данные.

Текст благодарственного письма обычно начинается с обращения к адресату «Уважаемый (ая-)…» и со слов благодарности. Наиболее часто используемые стандартные фразы: «Выражаем Вам благодарность», «Позвольте выразить Вам благодарность», «Благодарим Вас», «AО «Garant» выражает Вам признательность» и т.п.

Конкретизируйте за что признательны, выделите основные детали вашей похвалы, чтобы адресат отметил Ваше внимание и понял за какие действия и поступки Вы его благодарите.

В конце напишите Ваши пожелания адресату на будущее с позитивным посылом. Например, «Надеемся на дальнейшее продуктивное сотрудничество», «Желаем Вам новых творческих успехов», «Хотелось бы пожелать Вам грандиозных достижений и неиссякаемого оптимизма» и т.д.

Проверьте текст благодарственного письма на отсутствие грамматических и лексических ошибок, на логичность и краткость, на соответствие стилю деловой речи и отправьте или передайте его адресату. Объем письма благодарности в среднем должен быть написан на половину листа А4.

Наиболее удобно составить текст письма будет с помощью образца, примера или шаблона благодарственного письма, перейдя по этой ссылке Благодарственное письмо шаблон.