Особенности языка деловых писем.

Вся деловая переписка подчиняется правилам делового общения, и как следствие все деловые письма составляются в едином стиле с языком, присущим только в деловой переписке. Особенностями языка деловых писем являются:

• официальный характер. Под официальным характером написания писем подразумевается соблюдение автором письма правил делового общения и делового этикета (без употребления неуважительного тона, грубости и т.д.);
• идентичность похожих ситуаций. Под идентичностью ситуаций подразумевается повтор шаблонных слов, фраз и речевых оборотов, присущих деловым письмам. Достаточно знать, каким видам писем присущи те или иные слова и фразы, чтобы быстро написать деловое письмо. Перейдите по ссылке, чтобы узнать об этом подробнее Шпаргалка по составлению делового письма.
• адресное обращение означает, что во всех деловых письмах автор должен обращаться к конкретному лицу или к конкретному должностному лицу организации по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Сергей Сергеевич,».
• и ограниченная тематика. Под ограниченной тематикой подразумевается то, что автор делового письма должен раскрыть только одну тему или вопрос, по которому он обращается к получателю письма. У получателя письма не должно возникнуть к вашему письму ни одного вопроса или двоякого суждения. Только при таких условиях ваше письмо выполнит свою функцию точно по назначению.

Все деловые письма принято писать на государственном языке страны проживания. В международной переписке используют — английский язык или русский язык (на территории стран СНГ).

Поскольку с языком написания письма уже определились, давайте рассмотрим язык делового письма с точки зрения стиля изложения.

В деловом общении принято разделять формальный и неформальный стили общения. По поводу применения в деловой переписке формального или неформального стиля можете узнать, перейдя по этой ссылке Какой стиль делового письма выбрать?

Общепринято составлять письма на формальном языке. Из-за того, что деловое письмо предполагает письменную форму общения, и в нем зафиксировано каждое слово. Поэтому официально деловые письма — это документы, имеющие юридическую силу. К ним применяются унифицированные требования по составлению документов (международные и в рамках отдельного государства). Эти требования касаются оформления писем и соблюдения этики делового общения. Они ограничивают всех участников деловой переписки в выражении эмоций, в грамматических, синтаксических и лексических ошибках, в применении неформальных речевых конструкций, которые мы обычно используем в разговоре. Читайте также ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ПОЧЕМУ В ДЕЛОВЫХ ПИСЬМАХ ВАЖНО СОБЛЮДАТЬ ЯЗЫК ОФИЦИАЛЬНО ДЕЛОВОГО СТИЛЯ?

Унифицированные правила документирования определили стандарты языка делового письма.

Существуют три нормы языка деловой переписки:

Грамматические нормы. Грамотность необходима в деловой речи, она обуславливает эффективность деловых отношений. В деловой переписке необходимо не только знание элементарной грамматики, но и умение строить специфические словосочетания и предложения. Так как письмо официально делового стиля излагается в кодифицированной письменной речи, то есть в речи, характерной только для деловых писем. Соблюдение такой речи предполагает точность передачи информации. Например,

— с точки зрения морфологии для указания действий следует применять отглагольные существительные, вместо глаголов. Например, предоставление информации, пополнение счета, оказание услуг, вместо глаголов, которые мы употребляем в частной беседе — предоставить информацию, пополнить счет, оказать услугу…

В письмах часто используются слова, которые применяют либо в родительном падеже (чего?) либо в дательном падеже (чему?). Например, несмотря на, согласно, в силу, во избежание .…

Словосочетания со значением времени в родительном падеже с предлогом «по» и «до». Например, по окончании заседания, по результатам проверки, по приезду в головной офис, до истечения указанного срока, до завершения проекта...

— с точки зрения закрепившихся в официально деловых письмах устойчивых оборотов речи, выделяют такие фразы, как считаем возможным, в сложившейся ситуации, в наиболее короткий срок, обеспечить соблюдение правил, организация просит подтвердить, обеспечить условия выполнения сделки, в силу обстоятельств …
Такие языковые формы позволяют коротко и ясно выражать суть письма (запрос, предложение, отказ, распоряжение и т. д.) и упрощают деловую переписку.

Синтаксические нормы. Необходимо знать также и о синтаксических особенностях построения предложений: деление текста на абзацы, на пункты и подпункты, нумерацию и выбор лексической формулы, подходящей только для одного слова. Например, с существительным приказ всегда употребляется глагол издается, гарантия — исполняется, оферта — предлагается, требование — исполняется, долг — возмещается … Также часто используется пассивный залог и безличные предложения, например, ущерб будет возмещен, вами отправлен запрос, приказ не исполнен, договор считать расторгнутым, Просим Вас доставить товар в срок до 17.05.2017 г.. Когда упоминается организация или конкретное лицо, то используется действительный залог — ТОО «Прайм» нарушил условия поставки, Главный бухгалтер не сдал финансовую отчетность в срок…

Лексические нормы. Лексическая составляющая деловых писем — это точность словоупотребления, то есть использование слов только по их значению. Это значит, что слово в деловом письме не должно быть двусмысленным и употребляться в одном значении. Например, потребовать, исполнить, разрешить и т.д. Обратите внимание, что все деловые документы (в том числе официальные письма) характеризуются строгостью, безличным изложением и констатацией действий и фактов. Вам следует знать и о терминах, номенклатурной и процедурной лексиках, иногда употребляющихся в деловых письмах (форс-мажор, Директор Департамента казначейства, менеджер по международным связям …).

Вывод в том, что языковые нормы играют важную роль в составлении писем официального характера. Во всех перечисленных языковых формулах проявляется деловой этикет. Не стоит пренебрегать этими нормами, дабы не «загрязнять» деловую переписку и поддерживать общепринятые деловые устои. Которые являются проявлениями вежливости и беспристрастного отношения, чтобы не переходить на личности и поддерживать деловые отношения с партнерами, организациями и гражданами.