ПРЕИМУЩЕСТВА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА В УСЛОВИЯХ КРИЗИСА.

Дорогие друзья! В этой статье подробнее разберемся в двух актуальных на сегодняшний день вопросах.

• Почему деловые письма все еще актуальны в условиях кризиса?
• Почему на некоторые деловые письма не откликаются или вовсе игнорируют их? Примеры писем.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА В УСЛОВИЯХ КРИЗИСА.

К сожалению, условия современного времени таковы, что наблюдается падение благосостояния общества: цены растут, заработная плата не повышается, доходы от продаж снижаются, малый и средний бизнес «штормит» и наблюдаются прочие стрессовые ситуации.  Естественно, что всем становится не до того, как правильно написать деловое письмо. Однако это совсем не так.

Потому что именно тогда, когда наблюдается общий спад и нарастают стрессовые ситуации, когда никому не нужно лишних услуг или товаров, необходимо уметь писать деловые письма правильно!

ПОЧЕМУ ИГНОРИРУЮТ НЕКОТОРЫЕ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА?

Рассмотрим ситуацию на примере написания коммерческих предложений.  Почему нельзя писать шаблонные письма для коммерческих предложений? Как написать такое коммерческое предложение, на которое вы получите отклик?

Не секрет, что в каждой компании существуют шаблонные письма-заготовки. Именно для писем с коммерческим предложением опасно использовать шаблонный образец. Участь таких писем  — отправка в мусорную корзину. Вот пример такого письма.

«Уважаемый Петр Сергеевич,

Предлагаем разместить Вашу рекламную информацию на страницах нашего журнала. Предлагаем Вам специальные рекламные предложения …»

Станет ли адресат дальше читать такое письмо? Мало вероятно. Скорее всего такое письмо не побудит адресата заказать рекламу у этого издания, так как не убеждает его, что реклама ему нужна. Такое предложение могло бы заинтересовать адресата только в случае, если бы он сам подумывал, не дать ли рекламу в этом журнале.

Поэтому люди, умеющие писать правильные деловые письма, более успешны и результативны в отличие от тех, кто этого делать не хочет или не умеет.

ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ АВТОРОВ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ПРИМЕР ПИСЬМА

Для того, чтобы адресат прочитал ваше письмо, пишите так, чтобы не было никаких длинных вступлений об актуальности и важности его деятельности на рынке. В условиях кризиса, когда для каждого руководителя дорога даже минута его времени, нет желания читать «заезженные» по образцу фразы, в них нет искренности и чувствуется «наплевательское» отношение. Такие письма на «авось» недопустимы и только отталкивают потенциальных клиентов.Банальные вещи и фразы нагоняют тоску.

Поэтому пишите искренне, интересно с обоснованием причин актуальности вашего предложения, чтобы заинтересовать адресата и привлечь его внимание. А что может привлечь его внимание? Правильно, он сам! Никакой хвальбы о вас самих. Речь должна идти только о клиенте и его возможных ВЫГОДАХ от сотрудничества с вами.

Письмо должно начинаться с личностного обращения к клиенту и заинтриговать его прочитать письмо дальше. После того, как вы заинтриговали клиента, аргументируйте для чего вы пишите это письмо (например, чтобы встретиться и обсудить другие детали взаимовыгодного сотрудничества). Укажите причину необходимости вашей встречи, по сути их две — «пряник» (т.е. выгоду, которую он может получить) или «кнут» (т.е. выгоду, которую он упускает или риск потерять то, что он уже имеет).

Вот пример правильного письма.

«Уважаемый Петр Сергеевич,

Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.

Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов  действительно важная для Вас задача.

По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства …   обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.

Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.

с уважением, ……