Автору письма необходимо следить за стилем написания деловых писем. Особенность делового письма в том, что деловое письмо после его отправки получателю считается документом. Иными словами документ представляет собой свидетельство или доказательство  в зафиксированном виде.

Поэтому автору необходимо очень аккуратно и внимательно использовать слова и фразы, чтобы этично донести информацию до адресата.

Почему важно составлять письмо официально делового стиля?

Потому что письмо официально делового стиля отвечает требованиям законодательных норм и нормам делового этикета. Поэтому те авторы, которые их соблюдают достигают большего результата от своих писем, чем те, которые пренебрегают ими. Вам также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/kakoj-stil-delovogo-pisma-vybrat/

Каждая организация, опираясь на законодательные и этикетные нормы, должна иметь свой внутренний нормативный документ по составлению корреспонденции. Тогда сотрудники этой организации смогут опираться на него, чтобы писать правильные письма.

В Казахстане действуют Типовые правила документирования управления документацией в государственных и негосударственных организациях от 25 сентября 2009 года № 128. А также действуют другие нормы, где определено, какой стиль оформления делового письма выбрать.

Автору также важно соблюдать деловой этикет (свод писаных и неписаных правил поведения). Слово этикет с французского означает манеру поведения, правила учтивости и вежливости, принятые в обществе. Нарушение этикета мешает нормальному ведению дел.

Дейл Карнеги утверждал, что успех человека на 15% зависит от профессиональных знаний и на 85% от умения общаться с людьми. Предприниматели всего мира знают главнейший постулат бизнеса: хорошие манеры прибыльны. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные отношения. Нельзя существовать, не уважая друг друга, не налагая на себя определенных ограничений. Согласитесь, гораздо приятнее работать с той компанией, где соблюдается деловой этикет.

Чем рискует автор письма, нарушающий деловой этикет? Во-первых, он рискует своей личной репутацией образованного и воспитанного человека. Во-вторых, репутацией компании, от лица которой пишет письмо, а также деньгами компании и карьерой.

Поэтому в деловом мире соблюдение этикета стало одним из приоритетных элементов профессиональной стратегии.

ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ ПО  СТИЛЮ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

Учитывая выше названные причины, рассмотрим 4 обязательных условия по стилю написания деловых писем. Так как они помогут вам написать правильное деловое письмо. Читайте также статью https://delovoe-pismo.com/osobennosti-yazyka-delovyh-pisem/.

Эти условия основаны на законодательных актах и на правилах делового этикета. Вооружившись этими условиями, вы обязательно напишите грамотное письмо. Такое письмо выполнит свою функцию точно по назначению и достигнет задуманного результата.

Итак, чтобы написать правильное письмо необходимо соблюдать следующие 4 условия:  

1. Адресное обращение означает, что в письме необходимо обращаться к получателю по имени и отчеству. Это правило этикета, выражающего внимание и уважение к лицу, к которому вы обращаетесь. Например, если вы обращаетесь к лицу мужского рода, то пишите «Уважаемый Петр Алексеевич, …». б) Или вы обращаетесь к лицу женского рода, то пишите «Уважаемая Татьяна Александровна, …».
2. Языковая форма текста письма требует (согласно Типовым правилам документирования)  обращаться к адресату в одном из трех вариантов. 1) Можно написать текст от первого лица множественного числа. Например,  «просим Вас предоставить отчет…», «направляем Вам пакет документов» и так далее. 2)  Или пишите от первого лица единственного числа. «Прошу Вас выслать информацию». 3) А также текст может составляться от третьего лица единственного числа. «Министерство не возражает», «Компания подтверждает акцепт оферты» и так далее.
3. Краткое употребление языковых форм подразумевает изложение текста с использованием кратких фраз и речевых оборотов. Это слова-клише, которые очень часто используют в деловых письмах в целях сокращения объема текста. Например, «по окончании заседания…», «по результатам проверки …» и другие. Такие устоявшиеся слова-штампы помогают кратко изложить суть письма.
4. Точность словоупотребления означает, что в деловом письме слова должны употребляться только с одним значением. То есть не иметь двойного смысла, чтобы у получателя не возникло ни одного вопроса к вашему письму.   К примеру, фразу «невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами» лучше заменить. Заменить ее лучше фразой «невыполнение договора произошло из-за размытых путей сообщения с заводом, вызванных ливневыми дождями «. Или если в письме есть термин и его значение непонятно, то можно раскрыть его смысл простыми словами. Например, вместо слова «факторинг» можно использовать объяснение его значения «продажа права на взыскание долгов».

Вывод.

Применение этих четырех пунктов соблюдения стиля написания деловых писем  поможет сделать ваше письмо кратким и исчерпывающим (достаточным для полноты понимания). Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится.